• Novo prazo de armazenamento de documentos fiscais: 11 Anos de retenção obrigatória

    24/04/2025 Tiago Borges
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    Foi instituída uma nova diretriz fiscal por meio do Ajuste SINIEF nº 2, de 11 de abril de 2025, que estabelece a obrigatoriedade de manter armazenados, por um período de 132 meses (equivalente a 11 anos), os arquivos em formato XML relacionados aos documentos fiscais eletrônicos. Essa norma começa a valer a partir de 1º de maio de 2025 e uniformiza esse prazo em todo o território nacional.

    Os arquivos que devem ser preservados por esse período abrangem diversas modalidades de documentos fiscais digitais, como:

    • NF-e (Nota Fiscal Eletrônica)
    • CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico)
    • MDF-e (Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos)
    • NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica)
    • BP-e (Bilhete de Passagem Eletrônico)
    • NF3e (Nota Fiscal de Energia Elétrica Eletrônica)
    • CT-e OS (CT-e para Outros Serviços)
    • GTV-e (Guia de Transporte de Valores Eletrônica)
    • DC-e (Declaração de Conteúdo Eletrônica)
    • NFCom (Nota Fiscal de Comunicação Eletrônica)

    Cada estado poderá determinar os critérios tecnológicos e os meios de arquivamento desses documentos, exigindo que os contribuintes fiquem atentos às normas específicas de sua localidade.

    Importante observar que essa exigência não impacta o prazo de prescrição fiscal estipulado pelo artigo 174 do Código Tributário Nacional, que continua sendo de cinco anos. O novo prazo refere-se exclusivamente ao dever de arquivamento dos arquivos digitais.

    Essa medida visa reforçar a estrutura de controle fiscal e promover maior transparência e segurança nas auditorias e consultas futuras.

    Como se preparar para a guarda dos arquivos fiscais por 11 anos

    Para garantir que os arquivos XML sejam preservados adequadamente durante o período exigido, os contribuintes devem adotar estratégias eficazes:

    1. Organização digital eficiente
      Categorize os documentos por tipo e por data de emissão. Utilize nomenclaturas padronizadas e pastas organizadas por CNPJ e numeração fiscal.
    2. Backups frequentes
      Implemente sistemas de backup automático na nuvem e localmente. Periodicamente, verifique a integridade dos arquivos para evitar perdas ou corrupção.
    3. Ferramentas especializadas
      Considere utilizar softwares específicos para gestão de documentos fiscais eletrônicos, que facilitam a importação, armazenamento e consulta conforme as exigências legais.
    4. Observância da legislação estadual
      Embora o prazo seja nacional, os requisitos técnicos podem variar entre os estados. Acompanhe as atualizações da Secretaria da Fazenda local.
    5. Responsabilidade compartilhada
      A guarda dos documentos cabe tanto ao emissor quanto ao destinatário. Mesmo quando o XML é enviado por um fornecedor, o receptor deve salvá-lo e armazená-lo corretamente.

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